По-малко ръчна работа
Премахваме повтарящата се ръчна работа и свързваме системите Ви
В повечето фирми едни и същи данни се въвеждат по няколко пъти — веднъж в имейла, веднъж в Excel, веднъж в счетоводната програма. Това е работа, за която плащате, без тя да носи нищо. Автоматизацията на бизнес процеси означава тези стъпки да се случват сами, а хората Ви да се занимават с онова, което наистина изисква човек.
Кои задачи си заслужава да се автоматизират — и кои не
Не всичко трябва да се автоматизира. Задача, която се случва веднъж месечно и отнема десет минути, не си заслужава — а такава, която някой прави по двадесет пъти на ден, почти винаги си заслужава.
Затова започваме с преглед на това как работите в момента, а не с готово решение. Търсим стъпките, които се повтарят, отнемат време и не изискват решение от човек. Обикновено те са няколко и са очевидни, след като бъдат изговорени.
- Повтаря се често и по един и същи начин
- Отнема време, но не изисква преценка
- Едни и същи данни минават през няколко системи
- Забавя нещо друго, докато чака да бъде свършена
- Греши се лесно, защото е скучна
Какво може да се случва автоматично
Най-често това са четири-пет неща, които всяка фирма прави ежедневно. Няма нужда да сменяте начина, по който работите — целта е същата работа да изисква по-малко ръце.
- Заявки и поръчкипостъпват от имейл, сайт или телефон и влизат директно там, където ги следите
- Фактури и документииздават се, изпращат се и се подреждат без ръчно въвеждане
- Отчетисглобяват се сами и пристигат готови, вместо да се правят в края на месеца
- Комуникация с клиентипотвърждения, напомняния и отговори на често задавани въпроси
- Пренос на данни между системисайтът, складът и счетоводството виждат едно и също
Примери по тип бизнес
Следващите ситуации са примери, а не наши проекти. Показваме ги, защото са най-честите форми, в които този проблем се появява — вероятно ще разпознаете своята.
Поръчките пристигат на три места, а наличностите се обновяват на ръка. Резултатът е продаден артикул, който го няма. Свързването на магазина със склада премахва и двете.
Всяка доставка се въвежда повторно за фактуриране и трети път за отчета. Едно въвеждане може да захранва и трите.
Часовете се потвърждават по телефона, а напомнянията се пропускат. Автоматичните потвърждения и напомняния намаляват незаетите часове, без някой да звъни.
Данните за произведеното се събират на хартия и се въвеждат вечер. Събрани веднъж, на място, те могат да стигат до отчетите веднага.
Как протича внедряването
На етапи, като всеки етап дава нещо работещо. Не изчезваме за месеци, за да се върнем с готова система — първото нещо, което заработи, обикновено е и най-досадната задача, защото ефектът от нея се вижда веднага.
- Разговор и прегледкакво правите днес и къде отива времето
- Предложениекои стъпки да отпаднат, в какъв ред и какво се променя за хората Ви
- Първа автоматизацияедна задача, работеща, в реалната Ви среда
- Разширяванеследващите стъпки, вече върху нещо доказано
- Наблюдение и поддръжказащото системите, с които се свързваме, се променят
Къде AI помага реално и къде е излишен
AI е полезен, когато задачата изисква разбиране на текст, реч или документ — прочитане на имейл и изваждане на поръчката от него, разпознаване на съдържанието на фактура (това се нарича OCR), отговор на въпрос, зададен свободно.
Когато правилото е ясно и еднозначно — „ако поръчката е над определена сума, изпрати я за одобрение“ — обикновено е по-добре да е просто правило. То е по-бързо, по-евтино и не може да сбърка. Технологиите, които автоматизират такива стъпки без AI, са познати като RPA, и в част от случаите са точно верният избор.
Казваме го, защото разликата е важна за Вас: правилото се изгражда веднъж и работи. AI трябва да се провери, да се ограничи и да се наблюдава. Ако някой Ви предлага AI за всичко, това е добър момент да зададете още въпроси.
Какво определя цената
Няма смислена единна цена, защото няма единен обем работа — затова не публикуваме такава. Но фактори, които я определят, са малко и лесни за проверка, и обикновено можем да ги преценим след един разговор.
- Колко процеса се автоматизират и колко стъпки има всеки
- С колко и с какви системи трябва да се свърже решението
- Дали тези системи имат готов начин за връзка, или трябва да се заобиколи
- Колко и колко разнообразни са данните, които минават през процеса
- Дали нещо се изгражда наново, или се свързва съществуващото
Често задавани въпроси
Трябва ли да сменим програмите, които ползваме сега?
В повечето случаи не. По-често свързваме съществуващото, отколкото да го заменяме — смяната на работеща система е скъпа и рискована, а рядко е това, което липсва.
А ако нашите системи са стари?
Това е обичайно и обикновено решимо. Дори когато една програма няма модерен начин за връзка, почти винаги има начин данните да излизат и да влизат в нея. Проверяваме това преди да обещаем нещо.
Какво става, когато нещо се обърка?
Автоматизацията се изгражда така, че грешка да спира и да съобщава, вместо да продължава тихо. Проблемът е видим, а не открит след седмица в отчет.
Ще останат ли хората ни без работа?
На практика се случва друго: същите хора спират да въвеждат данни и започват да вършат работата, за която са наети. Автоматизацията е добра в повторението и безполезна в преценката.
Кой поддържа решението след това?
Ние, ако искате. Системите, с които се свързваме, се променят, а нещо, което разчита на тях, изисква наблюдение. Може и да поеме Вашият екип — тогава го предаваме с документацията, която му е нужна.
Кажете ни кое отнема най-много време
Опишете накратко какво Ви бави. Ще Ви кажем какво може да отпадне и какво не си заслужава да се пипа.