Помалку рачна работа
Ја отстрануваме рачната работа што се повторува и ги поврзуваме вашите системи
Во повеќето фирми истите податоци се внесуваат по неколку пати — еднаш во мејлот, еднаш во Excel, еднаш во сметководството. Тоа е работа што ја плаќате, а не носи ништо. Автоматизацијата на процесите значи тие чекори да се случуваат сами, а вашите луѓе да се занимаваат со онова за што вистински е потребен човек.
Кои работи вреди да се автоматизираат — а кои не
Не треба сè да се автоматизира. Работа што се случува еднаш месечно и трае десет минути не вреди; онаа што некој ја прави дваесет пати на ден речиси секогаш вреди.
Затоа првo гледаме како работите денес, а не готово решение. Ги бараме чекорите што се повторуваат, одземаат време и не бараат одлука. Обично се неколку и стануваат очигледни штом ќе се изговорат.
- Се повторува често и секогаш на истиот начин
- Одзема време но не бара проценка
- Истите податоци минуваат низ неколку системи
- Го кочи нешто друго додека чека да се сработи
- Лесно се погрешува, затоа што е досадна
Што може да се случува само
Најчесто се четири-пет работи што секоја фирма ги прави секој ден. Не треба да го менувате начинот на работа — целта е истата работа да бара помалку раце.
- Нарачки и барањадоаѓаат по мејл, од сајтот или по телефон и влегуваат директно таму каде што ги следите
- Фактури и документисе издаваат, се испраќаат и се средуваат без повторно внесување
- Извештаисе составуваат сами и доаѓаат готови, наместо да се прават на крајот од месецот
- Комуникација со клиентипотврди, потсетници и одговори на секогаш истите прашања
- Пренос на податоци меѓу системитесајтот, магацинот и сметководството гледаат исто
Примери по тип на бизнис
Ситуациите подолу се примери, а не наши проекти. Ги покажуваме затоа што тоа е најчестата форма на овој проблем — веројатно ќе ја препознаете вашата.
Нарачките доаѓаат на три места, а состојбата се ажурира рачно. Резултатот е продаден артикл што го нема. Поврзувањето на продавницата со магацинот ги отстранува и двете.
Секоја достава се внесува повторно за фактурирање и трет пат за извештајот. Едно внесување може да ги нахрани сите три.
Термините се потврдуваат по телефон, а потсетниците се испуштаат. Автоматските потврди и потсетници ги намалуваат празните термини, без ниту еден повик.
Податоците за произведеното се собираат на хартија и се внесуваат навечер. Собрани еднаш, на место, можат да стигнат во извештаите веднаш.
Како тече внедрувањето
По етапи, и секоја етапа дава нешто што работи. Не исчезнуваме со месеци за да се вратиме со готов систем — првото што ќе проработи обично е најдосадната работа, затоа што таму разликата се гледа веднаш.
- Разговор и прегледшто правите денес и каде оди времето
- Предлогкои чекори отпаѓаат, во кој ред и што се менува за вашите луѓе
- Прва автоматизацијаедна работа, што работи, во вашата вистинска средина
- Ширењеследните чекори, сега врз нешто докажано
- Следење и одржувањезатоа што системите со кои се поврзуваме се менуваат
Каде AI вистински помага а каде е непотребен
AI вреди кога работата бара разбирање на текст, говор или документ — да прочита мејл и да ја извади нарачката од него, да препознае што стои на фактура (тоа се вика OCR), да одговори на слободно поставено прашање.
Кога правилото е јасно и еднозначно — „ако нарачката е над одреден износ, испрати ја на одобрување“ — обично е подобро просто правило. Побрзо е, поевтино и не може да згреши. Технологиите што такви чекори ги автоматизираат без AI се познати како RPA и во дел од случаите се точно вистинскиот избор.
Го кажуваме затоа што разликата е важна за вас: правилото се изградува еднаш и работи. AI треба да се провери, да се ограничи и да се следи. Ако некој ви предлага AI за сè, тоа е добар момент да поставите уште прашања.
Што го определува обемот и цената
Нема смислена единствена цена, затоа што нема единствен обем на работа — затоа и не објавуваме. Факторите се малку и лесни за проверка, и обично можат да се проценат по еден разговор.
- Колку процеси се автоматизираат и колку чекори има секој
- Со колку и со какви системи треба да се поврзе решението
- Дали тие системи имаат готов начин за врска или треба да се заобиколат
- Колку и колку разновидни податоци минуваат низ процесот
- Дали нешто се изградува одново или се поврзува постојното
Често поставувани прашања
Треба ли да ги менуваме програмите што ги користиме сега?
Најчесто не. Почесто го поврзуваме постојното отколку да го заменуваме — замената на систем што работи е скапа и рискована, а ретко е тоа што недостасувало.
А ако нашите системи се стари?
Тоа е вообичаено и обично решливо. Дури и кога програмата нема модерен начин за врска, речиси секогаш има начин податоците да излезат и да влезат во неа. Тоа го проверуваме пред да ветиме нешто.
Што се случува кога нешто ќе се расипе?
Автоматизацијата се изградува така што грешката да запре и да се јави, наместо тихо да продолжи. Проблемот е видлив, а не откриен една недела подоцна во извештај.
Ќе останат ли нашите луѓе без работа?
Во практиката се случува друго: истите луѓе престануваат да внесуваат податоци и почнуваат да ја работат работата за која се примени. Автоматизацијата е добра во повторувањето и бескорисна во проценката.
Кој го одржува решението потоа?
Ние, ако сакате. Системите со кои се поврзуваме се менуваат, а тоа што зависи од нив бара следење. Може и вашиот тим — тогаш го предаваме со документацијата што му е потребна.
Кажете ни што одзема најмногу време
Опишете накратко што ве кочи. Ќе ви кажеме што може да отпадне и што не вреди да се допира.