Меньше ручной работы
Убираем повторяющуюся ручную работу и связываем ваши системы
В большинстве компаний одни и те же данные вводят по нескольку раз — один раз в почте, один раз в Excel, один раз в бухгалтерской программе. Это работа, за которую вы платите и которая ничего не приносит. Автоматизация бизнес-процессов означает, что эти шаги происходят сами, а ваши люди занимаются тем, где действительно нужен человек.
Какие задачи стоит автоматизировать — а какие нет
Автоматизировать нужно не всё. Задача, которая случается раз в месяц и занимает десять минут, того не стоит; та, которую кто-то делает двадцать раз в день, стоит почти всегда.
Поэтому мы начинаем с того, как вы работаете сейчас, а не с готового решения. Ищем шаги, которые повторяются, отнимают время и не требуют решения. Обычно их немного, и они становятся очевидными, как только их произнесли вслух.
- Повторяется часто и всегда одинаково
- Отнимает время, но не требует суждения
- Одни и те же данные проходят через несколько систем
- Тормозит что-то другое, пока ждёт своей очереди
- Легко сделать с ошибкой, потому что скучно
Что может происходить само
Чаще всего это четыре-пять вещей, которые любая компания делает каждый день. Менять привычный порядок работы не нужно — цель в том, чтобы та же работа требовала меньше рук.
- Заявки и заказыприходят из почты, с сайта или по телефону и попадают сразу туда, где вы их ведёте
- Счёты и документывыставляются, отправляются и раскладываются без повторного ввода
- Отчётысобираются сами и приходят готовыми, вместо того чтобы делаться в конце месяца
- Общение с клиентамиподтверждения, напоминания и ответы на вечные вопросы
- Перенос данных между системамисайт, склад и бухгалтерия видят одно и то же
Примеры по типу бизнеса
Ситуации ниже — примеры, а не наши проекты. Мы показываем их потому, что это самая частая форма этой проблемы: скорее всего, вы узнаете свою.
Заказы приходят в три места, а остатки обновляются вручную. Результат — проданный товар, которого нет. Связка магазина со складом убирает и то, и другое.
Каждая поставка вводится заново для счёта и в третий раз для отчёта. Один ввод может питать все три.
Записи подтверждают по телефону, а напоминания забывают. Автоматические подтверждения и напоминания сокращают пустые окна, и никому не нужно звонить.
Данные о выпуске собирают на бумаге и вводят вечером. Собранные один раз, на месте, они могут попадать в отчёты сразу.
Как проходит внедрение
Этапами, и каждый этап даёт что-то работающее. Мы не исчезаем на месяцы, чтобы вернуться с готовой системой: первым запускается обычно самая нудная задача, потому что там разница видна сразу.
- Разговор и разборчто вы делаете сейчас и куда уходит время
- Предложениекакие шаги уходят, в каком порядке и что меняется для ваших людей
- Первая автоматизацияодна задача, работающая, в вашей настоящей среде
- Расширениеследующие шаги, уже поверх проверенного
- Наблюдение и поддержкапотому что системы, с которыми мы связываемся, меняются
Где AI действительно помогает и где он лишний
AI оправдан, когда задача требует понять текст, речь или документ: прочитать письмо и вынуть из него заказ, распознать, что стоит в счёте (это называется OCR), ответить на свободно заданный вопрос.
Когда правило ясное и однозначное — «если заказ больше определённой суммы, отправь на согласование» — обычно лучше простое правило. Оно быстрее, дешевле и не может ошибиться. Технологии, которые автоматизируют такие шаги без AI, известны как RPA, и в части случаев это ровно верный выбор.
Говорим об этом потому, что разница важна для вас: правило строится один раз и работает. AI нужно проверять, ограничивать и наблюдать. Если кто-то предлагает вам AI для всего — хороший момент задать ещё вопросы.
Что определяет объём и стоимость
Разумной единой цены нет, потому что нет единого объёма работы, — поэтому мы её и не публикуем. Факторов немного, они легко проверяются, и обычно их можно оценить после одного разговора.
- Сколько процессов автоматизируется и сколько шагов в каждом
- Со сколькими и с какими системами решение должно связаться
- Есть ли у этих систем готовый способ связи или их придётся обходить
- Сколько данных проходит через процесс и насколько они разнородны
- Строится ли что-то заново или связывается существующее
Частые вопросы
Нужно ли менять программы, которыми мы пользуемся сейчас?
Чаще всего нет. Мы скорее связываем существующее, чем заменяем его: менять работающую систему дорого и рискованно, и редко именно это было нужно.
А если наши системы старые?
Это обычная ситуация, и она как правило решается. Даже когда у программы нет современного способа связи, почти всегда есть способ выгружать и загружать данные. Мы проверяем это до того, как что-то обещать.
Что происходит, когда что-то ломается?
Автоматизация строится так, чтобы ошибка останавливалась и сообщала о себе, а не продолжалась молча. Проблему видно, а не обнаруживают через неделю в отчёте.
Останутся ли наши люди без работы?
На практике происходит другое: те же люди перестают вводить данные и начинают делать работу, для которой их брали. Автоматизация хороша в повторении и бесполезна в суждении.
Кто поддерживает решение потом?
Мы, если хотите. Системы, с которыми мы связываемся, меняются, и то, что от них зависит, требует наблюдения. Может и ваша команда — тогда мы передаём всё с нужной документацией.
Расскажите, что отнимает больше всего времени
Опишите коротко, что вас тормозит. Мы скажем, что может уйти, а что трогать не стоит.