Manje ručnog rada
Uklanjamo ručni rad koji se ponavlja i povezujemo vaše sisteme
U većini firmi isti podaci se unose po nekoliko puta — jednom u mejlu, jednom u Excelu, jednom u knjigovodstvu. To je posao koji plaćate, a koji ne donosi ništa. Automatizacija poslovnih procesa znači da se ti koraci dešavaju sami, a vaši ljudi rade ono za šta je čovek zaista potreban.
Koje poslove vredi automatizovati — a koje ne
Ne treba automatizovati sve. Posao koji se javlja jednom mesečno i traje deset minuta ne vredi; onaj koji neko radi dvadeset puta dnevno gotovo uvek vredi.
Zato prvo gledamo kako radite danas, a ne gotovo rešenje. Tražimo korake koji se ponavljaju, uzimaju vreme i ne zahtevaju odluku. Obično ih je nekoliko i postanu očigledni čim se izgovore.
- Ponavlja se često i uvek na isti način
- Uzima vreme ali ne zahteva procenu
- Isti podaci prolaze kroz više sistema
- Koči nešto drugo dok čeka da se odradi
- Lako se pogreši, jer je dosadan
Šta može da se dešava samo
Najčešće su to četiri-pet stvari koje svaka firma radi svakog dana. Ne morate da menjate način rada — cilj je da isti posao traži manje ruku.
- Porudžbine i upitidolaze mejlom, sa sajta ili telefonom i ulaze direktno tamo gde ih pratite
- Fakture i dokumentiizdaju se, šalju i slažu bez ponovnog unosa
- Izveštajisastavljaju se sami i dolaze gotovi, umesto da se prave na kraju meseca
- Komunikacija sa klijentimapotvrde, podsetnici i odgovori na uvek ista pitanja
- Prenos podataka između sistemasajt, magacin i knjigovodstvo vide isto
Primeri po tipu posla
Situacije ispod su primeri, a ne naši projekti. Pokazujemo ih zato što je to najčešći oblik ovog problema — verovatno ćete prepoznati svoj.
Porudžbine dolaze na tri mesta, a stanje se ažurira ručno. Rezultat je prodat artikal koga nema. Povezivanje prodavnice sa magacinom uklanja oboje.
Svaka dostava se unosi ponovo za fakturisanje i treći put za izveštaj. Jedan unos može da nahrani svа tri.
Termini se potvrđuju telefonom, a podsetnici se propuste. Automatske potvrde i podsetnici smanjuju prazne termine, bez ijednog poziva.
Podaci o proizvedenom se skupljaju na papiru i unose uveče. Skupljeni jednom, na mestu, mogu da stignu u izveštaje odmah.
Kako ide uvođenje
U etapama, i svaka etapa daje nešto što radi. Ne nestajemo mesecima da bismo se vratili sa gotovim sistemom — prvo što proradi obično je najdosadniji posao, jer se tu razlika vidi odmah.
- Razgovor i pregledšta radite danas i gde odlazi vreme
- Predlogkoji koraci otpadaju, u kom redu i šta se menja za vaše ljude
- Prva automatizacijajedan posao, koji radi, u vašem stvarnom okruženju
- Širenjesledeći koraci, sada na nečemu dokazanom
- Praćenje i održavanjejer se sistemi sa kojima se povezujemo menjaju
Gde AI stvarno pomaže a gde je nepotreban
AI vredi kada posao zahteva razumevanje teksta, govora ili dokumenta — pročitati mejl i izvući porudžbinu iz njega, prepoznati šta stoji na fakturi (to se zove OCR), odgovoriti na slobodno postavljeno pitanje.
Kada je pravilo jasno i jednoznačno — „ako je porudžbina veća od određenog iznosa, pošalji je na odobrenje“ — obično je bolje prosto pravilo. Brže je, jeftinije i ne može da pogreši. Tehnologije koje takve korake automatizuju bez AI poznate su kao RPA i u delu slučajeva su tačno pravi izbor.
Kažemo to jer je razlika važna za vas: pravilo se napravi jednom i radi. AI mora da se proveri, ograniči i prati. Ako vam neko nudi AI za sve, to je dobar trenutak da postavite još pitanja.
Šta određuje obim i cenu
Nema smislene jedinstvene cene, jer nema jedinstvenog obima posla — zato je i ne objavljujemo. Faktori su malobrojni i lako se proveravaju, i obično ih možemo proceniti posle jednog razgovora.
- Koliko procesa se automatizuje i koliko koraka ima svaki
- Sa koliko i sa kojim sistemima rešenje mora da se poveže
- Da li ti sistemi imaju gotov način za vezu ili se moraju obići
- Koliko i koliko raznovrsnih podataka prolazi kroz proces
- Da li se nešto gradi iznova ili se povezuje postojeće
Često postavljana pitanja
Moramo li da menjamo programe koje sada koristimo?
Najčešće ne. Češće povezujemo postojeće nego što ga menjamo — zamena sistema koji radi je skupa i rizična, a retko je ono što je falilo.
A ako su naši sistemi stari?
To je uobičajeno i obično rešivo. Čak i kada program nema moderan način za vezu, gotovo uvek postoji način da podaci izlaze i ulaze. To proveravamo pre nego što bilo šta obećamo.
Šta se dešava kada nešto pođe naopako?
Automatizacija se pravi tako da greška stane i javi se, umesto da tiho nastavi. Problem je vidljiv, a ne otkriven nedelju dana kasnije u izveštaju.
Da li će naši ljudi ostati bez posla?
U praksi se dešava drugo: isti ljudi prestaju da unose podatke i počinju da rade posao za koji su primljeni. Automatizacija je dobra u ponavljanju i beskorisna u procenjivanju.
Ko održava rešenje posle?
Mi, ako želite. Sistemi sa kojima se povezujemo se menjaju, a ono što zavisi od njih zahteva praćenje. Može i vaš tim — tada ga predajemo sa dokumentacijom koja mu je potrebna.
Recite nam šta uzima najviše vremena
Opišite ukratko šta vas koči. Reći ćemo vam šta može da otpadne i šta ne vredi dirati.