Weniger Handarbeit
Wir nehmen die wiederkehrende Handarbeit heraus und verbinden Ihre Systeme
In den meisten Betrieben werden dieselben Daten mehrfach eingetragen — einmal im Postfach, einmal in Excel, einmal in der Buchhaltung. Das ist Arbeit, die Sie bezahlen und die nichts einbringt. Prozessautomatisierung heißt: diese Schritte laufen von selbst, und Ihre Leute kümmern sich um das, was wirklich einen Menschen braucht.
Welche Aufgaben sich lohnen — und welche nicht
Nicht alles sollte automatisiert werden. Eine Aufgabe, die einmal im Monat anfällt und zehn Minuten dauert, lohnt sich nicht. Eine, die jemand zwanzig Mal am Tag macht, fast immer.
Deshalb schauen wir zuerst, wie Sie heute arbeiten, und nicht auf eine fertige Lösung. Wir suchen die Schritte, die sich wiederholen, Zeit kosten und keine Entscheidung erfordern. Es sind meist nur wenige — und sie sind offensichtlich, sobald sie einmal ausgesprochen sind.
- Wiederholt sich häufig und immer gleich
- Kostet Zeit, verlangt aber kein Urteil
- Dieselben Daten laufen durch mehrere Systeme
- Hält etwas anderes auf, solange sie liegen bleibt
- Geht leicht schief, weil sie langweilig ist
Was von selbst passieren kann
Meist sind es vier oder fünf Dinge, die jeder Betrieb täglich tut. Sie müssen Ihre Arbeitsweise nicht ändern — dieselbe Arbeit soll nur weniger Hände brauchen.
- Aufträge und Anfragenkommen per E-Mail, über die Website oder telefonisch und landen direkt dort, wo Sie sie verfolgen
- Rechnungen und Belegewerden erstellt, versendet und abgelegt, ohne dass sie jemand erneut eintippt
- Auswertungenentstehen von selbst und liegen fertig vor, statt am Monatsende gebaut zu werden
- KundenkommunikationBestätigungen, Erinnerungen und Antworten auf die immer gleichen Fragen
- Daten zwischen SystemenWebsite, Lager und Buchhaltung sehen dasselbe
Beispiele nach Art des Betriebs
Die folgenden Situationen sind Beispiele, keine Projekte von uns. Wir zeigen sie, weil dieses Problem meist genau diese Form hat — Sie erkennen wahrscheinlich Ihre eigene.
Bestellungen laufen an drei Stellen ein, der Bestand wird von Hand gepflegt. Das Ergebnis ist ein verkaufter Artikel, den es nicht gibt. Shop und Lager zu verbinden nimmt beides heraus.
Jede Lieferung wird für die Rechnung erneut und für die Auswertung ein drittes Mal eingetragen. Eine Eingabe kann alle drei versorgen.
Termine werden telefonisch bestätigt, Erinnerungen gehen unter. Automatische Bestätigungen und Erinnerungen senken leere Termine, ohne dass jemand anruft.
Stückzahlen werden auf Papier erfasst und abends eingetippt. Einmal erfasst, direkt an der Maschine, können sie sofort in der Auswertung stehen.
Wie die Einführung abläuft
In Etappen, und jede Etappe bringt etwas Funktionierendes. Wir verschwinden nicht für Monate und kommen mit einem fertigen System zurück — das Erste, was läuft, ist meist die lästigste Aufgabe, weil man den Unterschied dort sofort sieht.
- Gespräch und Bestandsaufnahmewas Sie heute tun und wohin die Zeit geht
- Vorschlagwelche Schritte wegfallen, in welcher Reihenfolge, und was sich für Ihre Leute ändert
- Erste Automatisierungeine Aufgabe, funktionierend, in Ihrer echten Umgebung
- Ausbaudie nächsten Schritte, jetzt auf etwas Bewährtem
- Betreuungweil sich die Systeme ändern, mit denen wir verbinden
Wo KI wirklich hilft und wo sie überflüssig ist
KI ist sinnvoll, wenn die Aufgabe Text, Sprache oder ein Dokument verstehen muss — eine E-Mail lesen und den Auftrag daraus ziehen, erkennen, was auf einer Rechnung steht (das nennt man OCR), eine frei gestellte Frage beantworten.
Wenn die Regel klar und eindeutig ist — „liegt der Auftrag über einem bestimmten Betrag, geht er zur Freigabe“ — ist eine einfache Regel meist besser. Sie ist schneller, günstiger und kann sich nicht irren. Die Technik, die solche Schritte ohne KI automatisiert, ist als RPA bekannt und in einem Teil der Fälle genau die richtige Wahl.
Wir sagen das, weil der Unterschied für Sie wichtig ist: eine Regel wird einmal gebaut und läuft. KI muss geprüft, begrenzt und beobachtet werden. Wenn Ihnen jemand KI für alles anbietet, ist das ein guter Moment für weitere Fragen.
Was Umfang und Kosten bestimmt
Es gibt keinen sinnvollen Einheitspreis, weil es keinen einheitlichen Arbeitsumfang gibt — deshalb veröffentlichen wir keinen. Die Faktoren sind wenige und leicht zu prüfen, und meist lassen sie sich nach einem Gespräch einschätzen.
- Wie viele Prozesse automatisiert werden und wie viele Schritte jeder hat
- Mit wie vielen und welchen Systemen verbunden werden muss
- Ob diese Systeme einen fertigen Weg hinein bieten oder umgangen werden müssen
- Wie viele und wie unterschiedliche Daten durch den Prozess laufen
- Ob etwas neu gebaut oder Bestehendes verbunden wird
Häufige Fragen
Müssen wir die Programme wechseln, die wir jetzt nutzen?
Meist nicht. Häufiger verbinden wir Bestehendes, als es zu ersetzen — ein laufendes System zu tauschen ist teuer und riskant und selten das, was gefehlt hat.
Und wenn unsere Systeme alt sind?
Das ist der Normalfall und meist lösbar. Auch wenn ein Programm keinen modernen Weg hinein hat, gibt es fast immer einen Weg, Daten heraus- und hineinzubekommen. Wir prüfen das, bevor wir etwas zusagen.
Was passiert, wenn etwas schiefgeht?
Die Automatisierung wird so gebaut, dass ein Fehler anhält und sich meldet, statt still weiterzulaufen. Das Problem ist sichtbar und nicht erst eine Woche später in einer Auswertung.
Verlieren unsere Leute dadurch ihre Arbeit?
In der Praxis passiert etwas anderes: dieselben Leute tragen keine Daten mehr ein und machen die Arbeit, für die sie eingestellt wurden. Automatisierung ist gut in Wiederholung und nutzlos im Urteil.
Wer betreut die Lösung danach?
Wir, wenn Sie möchten. Die Systeme, mit denen wir verbinden, ändern sich, und was davon abhängt, braucht Beobachtung. Ihr Team kann es auch übernehmen — dann übergeben wir es mit der nötigen Dokumentation.
Sagen Sie uns, was am meisten Zeit kostet
Beschreiben Sie kurz, was Sie aufhält. Wir sagen Ihnen, was wegfallen kann und was man besser nicht anfasst.