Λιγότερη χειρωνακτική δουλειά
Αφαιρούμε την επαναλαμβανόμενη χειρωνακτική δουλειά και συνδέουμε τα συστήματά σας
Στις περισσότερες επιχειρήσεις τα ίδια δεδομένα καταχωρούνται αρκετές φορές — μία στο email, μία στο Excel, μία στο λογιστικό πρόγραμμα. Είναι δουλειά που πληρώνετε και δεν αποδίδει τίποτα. Η αυτοματοποίηση διαδικασιών σημαίνει ότι αυτά τα βήματα γίνονται μόνα τους, και οι άνθρωποί σας ασχολούνται με ό,τι χρειάζεται πραγματικά άνθρωπο.
Ποιες εργασίες αξίζει να αυτοματοποιηθούν — και ποιες όχι
Δεν πρέπει να αυτοματοποιηθούν όλα. Μια εργασία που συμβαίνει μία φορά τον μήνα και παίρνει δέκα λεπτά δεν αξίζει· μια που κάποιος κάνει είκοσι φορές την ημέρα σχεδόν πάντα αξίζει.
Γι' αυτό ξεκινάμε από το πώς δουλεύετε σήμερα και όχι από μια έτοιμη λύση. Ψάχνουμε τα βήματα που επαναλαμβάνονται, παίρνουν χρόνο και δεν απαιτούν απόφαση. Συνήθως είναι λίγα και γίνονται προφανή μόλις τα πει κάποιος δυνατά.
- Επαναλαμβάνεται συχνά και πάντα με τον ίδιο τρόπο
- Παίρνει χρόνο αλλά δεν απαιτεί κρίση
- Τα ίδια δεδομένα περνούν από πολλά συστήματα
- Καθυστερεί κάτι άλλο όσο περιμένει να γίνει
- Γίνεται εύκολα λάθος, επειδή είναι βαρετή
Τι μπορεί να γίνεται μόνο του
Συνήθως είναι τέσσερα-πέντε πράγματα που κάθε επιχείρηση κάνει καθημερινά. Δεν χρειάζεται να αλλάξετε τον τρόπο που δουλεύετε — ο στόχος είναι η ίδια δουλειά να θέλει λιγότερα χέρια.
- Παραγγελίες και αιτήματαέρχονται από email, από το site ή τηλεφωνικά και μπαίνουν κατευθείαν όπου τα παρακολουθείτε
- Τιμολόγια και έγγραφαεκδίδονται, στέλνονται και αρχειοθετούνται χωρίς νέα καταχώριση
- Αναφορέςσυντάσσονται μόνες τους και φτάνουν έτοιμες, αντί να γίνονται στο τέλος του μήνα
- Επικοινωνία με πελάτεςεπιβεβαιώσεις, υπενθυμίσεις και απαντήσεις στις ίδιες πάντα ερωτήσεις
- Δεδομένα μεταξύ συστημάτωνsite, αποθήκη και λογιστήριο βλέπουν το ίδιο
Παραδείγματα κατά τύπο επιχείρησης
Οι παρακάτω καταστάσεις είναι παραδείγματα, όχι δικά μας έργα. Τα δείχνουμε επειδή έτσι εμφανίζεται συνήθως αυτό το πρόβλημα — πιθανότατα θα αναγνωρίσετε το δικό σας.
Οι παραγγελίες έρχονται σε τρία σημεία και το στοκ ενημερώνεται με το χέρι. Το αποτέλεσμα είναι να πουλήσετε κάτι που δεν υπάρχει. Η σύνδεση καταστήματος και αποθήκης τα αφαιρεί και τα δύο.
Κάθε παράδοση καταχωρείται ξανά για το τιμολόγιο και τρίτη φορά για την αναφορά. Μία καταχώριση μπορεί να τροφοδοτεί και τα τρία.
Τα ραντεβού επιβεβαιώνονται τηλεφωνικά και οι υπενθυμίσεις χάνονται. Οι αυτόματες επιβεβαιώσεις και υπενθυμίσεις μειώνουν τα κενά, χωρίς να τηλεφωνεί κανείς.
Τα στοιχεία παραγωγής μαζεύονται σε χαρτί και καταχωρούνται το βράδυ. Μαζεμένα μία φορά, επί τόπου, μπορούν να φτάνουν αμέσως στις αναφορές.
Πώς γίνεται η υλοποίηση
Σε στάδια, και κάθε στάδιο δίνει κάτι που δουλεύει. Δεν εξαφανιζόμαστε για μήνες για να επιστρέψουμε με έτοιμο σύστημα — το πρώτο που μπαίνει σε λειτουργία είναι συνήθως η πιο βαρετή εργασία, γιατί εκεί η διαφορά φαίνεται αμέσως.
- Συζήτηση και καταγραφήτι κάνετε σήμερα και πού πάει ο χρόνος
- Πρότασηποια βήματα φεύγουν, με ποια σειρά και τι αλλάζει για τους ανθρώπους σας
- Πρώτη αυτοματοποίησημία εργασία, που δουλεύει, στο πραγματικό σας περιβάλλον
- Επέκτασητα επόμενα βήματα, πάνω σε κάτι δοκιμασμένο
- Παρακολούθηση και συντήρησηγιατί τα συστήματα με τα οποία συνδεόμαστε αλλάζουν
Πού βοηθά πραγματικά το AI και πού είναι περιττό
Το AI αξίζει όταν η εργασία απαιτεί κατανόηση κειμένου, φωνής ή εγγράφου — να διαβάσει ένα email και να βγάλει την παραγγελία, να αναγνωρίσει τι γράφει ένα τιμολόγιο (αυτό λέγεται OCR), να απαντήσει σε μια ερώτηση που τέθηκε ελεύθερα.
Όταν ο κανόνας είναι σαφής και μονοσήμαντος — «αν η παραγγελία ξεπερνά ένα ποσό, στείλ' την για έγκριση» — συνήθως είναι καλύτερος ένας απλός κανόνας. Είναι ταχύτερος, φθηνότερος και δεν μπορεί να κάνει λάθος. Οι τεχνολογίες που αυτοματοποιούν τέτοια βήματα χωρίς AI είναι γνωστές ως RPA και σε μέρος των περιπτώσεων είναι ακριβώς η σωστή επιλογή.
Το λέμε γιατί η διαφορά έχει σημασία για εσάς: ο κανόνας φτιάχνεται μία φορά και δουλεύει. Το AI πρέπει να ελεγχθεί, να περιοριστεί και να παρακολουθείται. Αν κάποιος σας προτείνει AI για όλα, είναι καλή στιγμή να κάνετε κι άλλες ερωτήσεις.
Τι καθορίζει το εύρος και το κόστος
Δεν υπάρχει λογική ενιαία τιμή, γιατί δεν υπάρχει ενιαίος όγκος δουλειάς — γι' αυτό και δεν δημοσιεύουμε. Οι παράγοντες είναι λίγοι και εύκολα ελέγξιμοι, και συνήθως εκτιμώνται μετά από μία συζήτηση.
- Πόσες διαδικασίες αυτοματοποιούνται και πόσα βήματα έχει η καθεμία
- Με πόσα και ποια συστήματα πρέπει να συνδεθεί η λύση
- Αν αυτά τα συστήματα προσφέρουν έτοιμο τρόπο σύνδεσης ή πρέπει να παρακαμφθούν
- Πόσα και πόσο ανομοιογενή δεδομένα περνούν από τη διαδικασία
- Αν κάτι φτιάχνεται από την αρχή ή συνδέεται το υπάρχον
Συχνές ερωτήσεις
Πρέπει να αλλάξουμε τα προγράμματα που χρησιμοποιούμε τώρα;
Συνήθως όχι. Πιο συχνά συνδέουμε το υπάρχον παρά το αντικαθιστούμε — η αλλαγή ενός συστήματος που δουλεύει είναι ακριβή και ριψοκίνδυνη, και σπάνια είναι αυτό που έλειπε.
Κι αν τα συστήματά μας είναι παλιά;
Είναι το συνηθισμένο και συνήθως λύνεται. Ακόμη κι όταν ένα πρόγραμμα δεν έχει σύγχρονο τρόπο σύνδεσης, σχεδόν πάντα υπάρχει τρόπος να βγαίνουν και να μπαίνουν δεδομένα. Το ελέγχουμε πριν υποσχεθούμε κάτι.
Τι γίνεται όταν κάτι πάει λάθος;
Η αυτοματοποίηση φτιάχνεται ώστε το λάθος να σταματά και να το δηλώνει, αντί να συνεχίζει σιωπηλά. Το πρόβλημα είναι ορατό και δεν ανακαλύπτεται μια εβδομάδα μετά σε μια αναφορά.
Θα μείνουν οι άνθρωποί μας χωρίς δουλειά;
Στην πράξη συμβαίνει κάτι άλλο: οι ίδιοι άνθρωποι σταματούν να καταχωρούν δεδομένα και αρχίζουν να κάνουν τη δουλειά για την οποία προσλήφθηκαν. Η αυτοματοποίηση είναι καλή στην επανάληψη και άχρηστη στην κρίση.
Ποιος τη συντηρεί μετά;
Εμείς, αν θέλετε. Τα συστήματα με τα οποία συνδεόμαστε αλλάζουν, και ό,τι εξαρτάται από αυτά χρειάζεται παρακολούθηση. Μπορεί και η ομάδα σας — τότε την παραδίδουμε με την τεκμηρίωση που χρειάζεται.
Πείτε μας τι παίρνει τον περισσότερο χρόνο
Περιγράψτε σύντομα τι σας καθυστερεί. Θα σας πούμε τι μπορεί να φύγει και τι δεν αξίζει να πειραχτεί.