Meno lavoro manuale
Togliamo il lavoro manuale ripetitivo e colleghiamo i suoi sistemi
Nella maggior parte delle aziende gli stessi dati vengono inseriti più volte: una nella posta, una in un foglio di calcolo, una nel programma di contabilità. È lavoro che paga e che non porta nulla. L'automazione dei processi aziendali vuol dire che quei passaggi avvengono da soli, e le sue persone si occupano di quello che serve davvero una persona.
Quali attività vale la pena automatizzare — e quali no
Non tutto va automatizzato. Un'attività che capita una volta al mese e richiede dieci minuti non ne vale la pena; una che qualcuno ripete venti volte al giorno quasi sempre sì.
Per questo partiamo da come lavora oggi, non da una soluzione già scelta. Cerchiamo i passaggi che si ripetono, portano via tempo e non richiedono una decisione. Di solito sono pochi, e diventano evidenti appena qualcuno li dice a voce alta.
- Si ripete spesso e sempre allo stesso modo
- Porta via tempo ma non richiede giudizio
- Gli stessi dati passano per più sistemi
- Blocca qualcos'altro finché resta da fare
- Si sbaglia facilmente, perché è noiosa
Cosa può avvenire da solo
Di solito sono quattro o cinque cose che ogni azienda fa ogni giorno. Non serve cambiare il suo modo di lavorare: lo stesso lavoro deve richiedere meno mani.
- Ordini e richiestearrivano per email, dal sito o al telefono ed entrano direttamente dove li segue
- Fatture e documentiemessi, inviati e archiviati senza che nessuno li ribatta
- Reportsi compongono da soli e arrivano pronti, invece di essere preparati a fine mese
- Comunicazione con i clienticonferme, promemoria e risposte alle domande di sempre
- Dati tra i sistemisito, magazzino e contabilità vedono la stessa cosa
Esempi per tipo di attività
Le situazioni qui sotto sono esempi, non nostri progetti. Le mostriamo perché è la forma più comune di questo problema: probabilmente riconoscerà la sua.
Gli ordini arrivano in tre punti e le giacenze si aggiornano a mano. Il risultato è vendere qualcosa che non c'è. Collegare negozio e magazzino elimina entrambe le cose.
Ogni consegna viene reinserita per la fattura e una terza volta per il report. Un solo inserimento può alimentarli tutti e tre.
Gli appuntamenti si confermano al telefono e i promemoria si dimenticano. Conferme e promemoria automatici riducono i buchi senza che nessuno telefoni.
I dati del prodotto si raccolgono su carta e si ribattono la sera. Raccolti una volta, sul posto, possono arrivare subito nei report.
Come procede il lavoro
A tappe, e ogni tappa lascia qualcosa che funziona. Non spariamo per mesi per tornare con un sistema finito: la prima cosa che parte è di solito l'attività più noiosa, perché lì la differenza si vede subito.
- Colloquio e analisicosa fa oggi e dove va il tempo
- Propostaquali passaggi spariscono, in che ordine e cosa cambia per le sue persone
- Prima automazioneun'attività, funzionante, nel suo ambiente reale
- Ampliamentoi passaggi successivi, ora su qualcosa di collaudato
- Controllo e manutenzioneperché i sistemi a cui ci colleghiamo cambiano
Dove l'IA serve davvero e dove è superflua
L'IA è utile quando l'attività richiede di capire un testo, una voce o un documento: leggere una email e ricavarne l'ordine, riconoscere cosa c'è su una fattura (si chiama OCR), rispondere a una domanda posta liberamente.
Quando la regola è chiara e univoca — «se l'ordine supera un certo importo, mandalo in approvazione» — di solito è meglio una regola semplice. È più rapida, costa meno e non può sbagliare. Le tecnologie che automatizzano passaggi così senza IA sono note come RPA e in parte dei casi sono esattamente la scelta giusta.
Lo diciamo perché la differenza le interessa: una regola si costruisce una volta e funziona. L'IA va verificata, limitata e osservata. Se qualcuno le propone IA per tutto, è un buon momento per fare altre domande.
Cosa determina l'ambito e il costo
Non esiste un prezzo unico sensato, perché non esiste una quantità unica di lavoro, e per questo non ne pubblichiamo uno. I fattori sono pochi e facili da verificare, e di solito si valutano dopo un colloquio.
- Quanti processi si automatizzano e quanti passaggi ha ciascuno
- Con quanti e quali sistemi va collegata la soluzione
- Se quei sistemi offrono una via d'accesso pronta o vanno aggirati
- Quanti dati passano dal processo e quanto sono diversi tra loro
- Se si costruisce qualcosa di nuovo o si collega l'esistente
Domande frequenti
Dobbiamo cambiare i programmi che usiamo adesso?
Di solito no. Più spesso colleghiamo l'esistente che sostituirlo: cambiare un sistema che funziona è costoso e rischioso, e raramente è ciò che mancava.
E se i nostri sistemi sono vecchi?
È la norma e in genere si risolve. Anche quando un programma non ha una via d'accesso moderna, quasi sempre c'è un modo di farne uscire ed entrare i dati. Lo verifichiamo prima di promettere qualcosa.
Cosa succede quando qualcosa va storto?
L'automazione è costruita per fermarsi e segnalarlo, invece di proseguire in silenzio. Il problema si vede, non si scopre una settimana dopo in un report.
Le nostre persone perderanno il lavoro?
In pratica succede altro: le stesse persone smettono di inserire dati e iniziano a fare il lavoro per cui sono state assunte. L'automazione è brava a ripetere e inutile a giudicare.
Chi la mantiene dopo?
Noi, se lo desidera. I sistemi a cui ci colleghiamo cambiano, e ciò che dipende da loro va osservato. Può farlo anche il suo team: in quel caso consegniamo tutto con la documentazione necessaria.
Ci dica cosa le porta via più tempo
Descriva in breve cosa la rallenta. Le diremo cosa può sparire e cosa è meglio non toccare.