少一些手工活
去掉重复的手工活，把您的系统连起来
多数公司的同一批数据要录好几遍——邮箱里一遍，Excel 里一遍，账务软件里再一遍。这是您付了钱、却什么也没换来的工作。业务流程自动化的意思是：这些步骤自己完成，您的人去做真正需要人的事。
哪些事值得自动化——哪些不值得
不是所有事都该自动化。一个月一次、十分钟就做完的事，不值得；一天要做二十遍的事，几乎总是值得。
所以我们先看您现在怎么做，而不是先拿一套现成方案。我们找的是那些重复、费时间、又不需要人做判断的步骤。通常就那么几个，一说出来就很明显。
- 经常重复，而且每次都一样
- 费时间，但不需要判断
- 同一批数据要过好几个系统
- 没做完就会卡住别的事
- 因为枯燥，所以容易出错
哪些事可以自己完成
通常就是每家公司每天都在做的四五件事。您不必改变工作方式——目标是同样的活儿少占人手。
- 订单和询价从邮件、网站或电话进来，直接落到您跟单的地方
- 发票和单据自动开出、发送、归档，不用再录一遍
- 报表自己汇总、随时可看，不必等到月底再做
- 客户沟通确认、提醒，以及那些天天都在回的问题
- 系统之间的数据网站、库存和账务看到的是同一份
按生意类型举例
下面是举例，不是我们做过的项目。之所以列出来，是因为这个问题最常见的就是这几种样子——您大概能认出自己的那一种。
订单从三个地方进来，库存靠手工改。结果是卖出了没有的货。把店铺和库存连起来，这两件事就都没了。
每一批货要为开票再录一次，为报表再录第三次。录一次就能同时喂给这三处。
预约靠电话确认，提醒常常漏掉。自动确认和提醒能减少空档，而且不用有人去打电话。
产量记在纸上，晚上再录进系统。在现场记一次，就能马上进报表。
落地是怎么进行的
分阶段做，每个阶段都交出能用的东西。我们不会消失几个月再带回一套成品——最先跑起来的通常是最烦人的那件事，因为那里的差别马上就能看见。
- 先聊一聊您现在怎么做，时间都花在哪里
- 给出方案哪些步骤可以去掉、按什么顺序、您的人会有什么变化
- 第一个自动化一件事，真能跑，在您真实的环境里
- 往外扩接下来的步骤，建在已经验证过的东西上
- 看护和维护因为我们对接的那些系统会变
AI 在哪里真有用，在哪里是多余的
当这件事需要读懂文字、语音或单据时，AI 才值得用——比如读一封邮件、从里面把订单挑出来；认出发票上写了什么（这叫 OCR）；回答一个随口问出的问题。
如果规则本身清楚又没有歧义——“订单超过某个金额就送去审批”——通常用一条简单规则更好。它更快、更便宜，而且不会出错。不靠 AI 来自动化这类步骤的技术叫 RPA，在相当一部分情况下它恰好是对的选择。
我们讲这个，是因为这个差别对您重要：规则做一次就一直管用；AI 需要验证、需要设边界、需要盯着。如果有人对什么都推荐 AI，那正是该多问几句的时候。
什么决定范围和造价
没有合理的统一价格，因为没有统一的工作量——所以我们不公布价格。影响它的因素不多，也容易核实，通常聊一次就能估出来。
- 要自动化几个流程，每个流程有几步
- 要和几个、哪些系统对接
- 这些系统有没有现成的对接方式，还是得绕过去
- 流程里要过多少数据、数据有多杂
- 是从头做，还是把现有的连起来
常见问题
我们现在用的软件是不是得换掉？
多数情况不用。我们更常把现有的连起来，而不是换掉——换一套在跑的系统既贵又有风险，而且很少是真正缺的那一块。
如果我们的系统很老呢？
这很常见，通常也能解决。就算一个软件没有现代的对接口，几乎总能找到把数据取出来、再送进去的办法。我们会先核实，再谈承诺。
出问题的时候会怎样？
自动化是按“出错就停下并报出来”来做的，而不是悄悄继续。问题当场可见，不会一周后才在报表里被发现。
我们的人会因此没活干吗？
实际发生的是另一件事：同样的人不再录数据，开始做当初招他们来做的事。自动化擅长重复，对判断毫无用处。
之后谁来维护？
如果您愿意，我们来。我们对接的系统会变，依赖它们的东西需要人看着。也可以由您的团队接手——那我们连同需要的文档一起移交。
告诉我们哪件事最占时间
简单说说什么在拖住您。我们会告诉您哪些可以去掉，哪些其实不必动。